Постановление Правительства Новосибирской области от 21.10.2025 N 494-п "Об утверждении Порядка предоставления услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования"
ПРАВИТЕЛЬСТВО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21.10.2025 N 494-п
г. Новосибирск
Об утверждении Порядка предоставления услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» Правительство Новосибирской области п о с т а н о в л я е т:
1. Утвердить прилагаемый Порядок предоставления услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования (далее – Порядок).
2. Управлению государственной архивной службы Новосибирской области обеспечить доступ государственным и муниципальным архивам Новосибирской области к государственной информационной системе Новосибирской области «Цифровая архивная платформа» для предоставления услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования в соответствии с Порядком.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Новосибирской области осуществлять предоставление услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования в соответствии с Порядком.
Губернатор Новосибирской области А.А. Травников
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства Новосибирской области
от 21.10.2025 N 494-п
ПОРЯДОК
предоставления услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок разработан в целях реализации части 7 статьи 24 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», части 5 статьи 20 Закона Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» и определяет порядок предоставления услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования (далее – услуга удаленного использования архивных документов) посредством государственной информационной системы Новосибирской области «Цифровая архивная платформа» (далее – ГИС НСО «ЦАП»).
2. Для целей настоящего Порядка используются следующие понятия:
1) услуга удаленного использования архивных документов – услуга удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования;
2) система удаленного использования – подсистема удаленного использования цифровых копий архивных документов ГИС НСО «ЦАП»;
3) пользователь системы удаленного использования – юридическое или физическое лицо, индивидуальный предприниматель, нотариус, обращающиеся на законных основаниях для получения услуги удаленного использования архивных документов посредством системы удаленного использования;
4) поставщик информации в систему удаленного использования – государственные архивы Новосибирской области, муниципальные архивы Новосибирской области;
5) участник системы удаленного использования – министерство цифрового развития и связи Новосибирской области, управление государственной архивной службы Новосибирской области, поставщик информации в систему удаленного использования, пользователь системы удаленного использования;
6) справочно-поисковые средства – объединенный научно-справочный аппарат, представляющий собой технологически объединенные информационные ресурсы поставщиков информации в систему удаленного использования;
7) электронная копия архивного документа – копия архивного документа, входящего в состав Архивного фонда Новосибирской области, преобразованная в электронный вид архивом.
Понятия «архив», «государственный архив», «муниципальный архив» используются в настоящем Порядке в значениях, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Основными задачами системы удаленного использования являются:
1) автоматизация процессов использования архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Новосибирской области, в том числе формирование справочно-поисковых средств к ним;
2) реализация доступа пользователей системы удаленного использования к справочно-поисковым средствам, электронным копиям архивных документов, находящихся на хранении в архивах;
3) предоставление пользователям системы удаленного использования возможности осуществлять поиск информации с использованием справочно-поисковых средств и просмотр и (или) прослушивание электронных копий архивных документов.
II. Порядок функционирования ГИС НСО «ЦАП»
4. Система удаленного использования входит в состав ГИС НСО «ЦАП», основной задачей которой является автоматизация процессов хранения, комплектования, использования и учета документов Архивного фонда Новосибирской области, включая разработку справочно-поисковых средств ГИС НСО «ЦАП», обеспечивающих поиск и обработку архивных документов.
5. ГИС НСО «ЦАП» обеспечивает выполнение следующих функций:
1) создание, хранение и управление электронным фондом пользования документов Архивного фонда Новосибирской области и научно-справочным аппаратом к ним;
2) поиск архивной информации по всем объектам единой базы данных, реализованный на использовании современных поисковых технологий, таких как многокритериальный и полнотекстовый поиск, поиск по содержанию вложенных текстовых документов;
3) функционирование системы удаленного использования с возможностью пользовательского поиска и заказов документов, информации о наличии электронных копий, оплаты, просмотра статуса выполнения заказа, получения заказанных материалов и услуг, а также реализации возможности отслеживания истории поиска и заказов;
4) организация ведомственного хранения электронных документов архивов в подсистеме «Система хранения электронных документов»;
5) автоматизация процесса взаимодействия организаций – источников комплектования с государственными архивами Новосибирской области по передаче включенных в состав Архивного фонда Новосибирской области электронных архивных документов в виде контейнеров электронных документов, включающих контент, метаданные, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A в систему на постоянное хранение;
6) регистрация, хранение подлинников документов Архивного фонда Новосибирской области в электронном виде;
7) обеспечение сохранности, аутентичности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения подлинников документов Архивного фонда Новосибирской области в электронном виде;
8) обеспечение непрерывной процедуры подтверждения аутентичности подлинников документов Архивного фонда Новосибирской области в электронном виде, подлежащих постоянному хранению;
9) обеспечение возможности использования подлинников документов Архивного фонда Новосибирской области в электронном виде, в том числе предоставление их подлинников в электронном виде или их копий по запросам пользователей системы;
10) автоматизация процесса взаимодействия организаций – источников комплектования с государственными и муниципальными архивами Новосибирской области по направлению на проверку и проверке описей дел постоянного, длительного хранения и по личному составу, документов по организации делопроизводства и архивного хранения: положений об архиве, экспертной комиссии, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, комплектов документов на снятие с государственного учета и других документов;
11) автоматизация процесса взаимодействия организаций – источников комплектования с экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области по утверждению проверенных описей, номенклатур дел организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Новосибирской области;
12) автоматизация работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Новосибирской области (ведение дел пользователей; прием и обработка заявок на выдачу дел (документов), в том числе полученных в электронном виде; учет выданных и возвращенных традиционных дел; учет предоставленного доступа к скан-образам единиц хранения (фонду пользования));
13) обработка запросов граждан и организаций, подготовка отчетности о поступлении и обработке запросов граждан и организаций в автоматизированном виде;
14) внедрение автоматизированных форм планово-отчетной документации государственных и муниципальных архивов Новосибирской области;
15) реализация механизма автоматического обмена информацией по защищенным каналам связи с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
16) интеграция с федеральной государственной информационной системой «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»;
17) система учета и движения дел с элементами QR-кодирования (штрихкодирования);
18) защита информации от несанкционированного доступа, искажения, удаления или блокирования;
19) формирование сложных многокритериальных выборок данных, создание различных подборок документов, быстрый поиск нужной информации и формирование требуемых отчетных форм;
20) обеспечение внутриведомственного информационного взаимодействия в электронной форме;
21) непрерывность организационных процессов, связанных с использованием документов Архивного фонда Новосибирской области в электронном виде;
22) надежное долговременное хранение электронных копий документов Архивного фонда Новосибирской области, исключающее их утрату, повреждение или модификацию.
III. Участники системы удаленного использования, их полномочия и ответственность
6. Министерство цифрового развития и связи Новосибирской области обеспечивает:
1) общую координацию деятельности по созданию, вводу в эксплуатацию, развитию и эксплуатации системы удаленного использования;
2) организацию выполнения требований к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.2015 N 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»;
3) формирование технического задания на выполнение работ и оказание услуг по развитию и эксплуатации системы удаленного использования;
4) разработку и утверждение в рамках своих полномочий нормативных правовых актов и иных документов, необходимых для функционирования системы удаленного использования;
5) работоспособность и отказоустойчивость технических средств, серверного и сервисного обеспечения инфраструктуры системы удаленного использования;
6) определение времени проведения регламентных и профилактических работ для поддержания работоспособности системы удаленного использования в соответствии с требованиями эксплуатационной документации;
7) информирование участников системы удаленного использования о проведении регламентных, профилактических и аварийно-восстановительных работ посредством рассылки информационного сообщения с указанием даты и времени начала и завершения работ с адреса электронной почты службы технической поддержки пользователей;
8) разработку регламентов и требований к информационной и технической поддержке функционирования системы удаленного использования;
9) согласование функциональных требований к системе удаленного использования;
10) разработку технических требований к защите информации, содержащейся в системе удаленного использования;
11) разработку правил и требований к интеграции системы удаленного использования с другими государственными информационными системами для осуществления информационного обмена данными.
7. Управление государственной архивной службы Новосибирской области обеспечивает:
1) формирование функциональных требований к развитию и эксплуатации системы удаленного использования;
2) разработку регламентов и требований к информационной и технической поддержке функционирования системы удаленного использования;
3) участие в формировании технического задания на выполнение работ и оказание услуг по развитию и эксплуатации системы удаленного использования;
4) разработку и утверждение в рамках своих полномочий нормативных правовых актов и иных документов, необходимых для функционирования системы удаленного использования;
5) функционирование системы удаленного использования, включая работоспособность программно-технических средств системы удаленного использования;
6) организацию приема информации, а также хранения и предоставления информации, содержащейся в системе удаленного использования;
7) целостность и доступность информации, содержащейся в системе удаленного использования, для участников системы удаленного использования;
8) защиту информации, создаваемой и обрабатываемой в рамках функционирования системы удаленного использования, в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации, законодательством Российской Федерации в области персональных данных, законодательством Российской Федерации в области использования электронной подписи;
9) управление доступом участников системы удаленного использования;
10) подключение к системе удаленного использования других информационных систем и (или) предоставление им доступа в случаях, установленных федеральными законами, при условии соблюдения участниками системы удаленного использования установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации требований о защите информации;
11) обязательность учета и регистрации всех действий и идентификации и аутентификации участников системы удаленного использования, связанных с обработкой персональных данных, при взаимодействии системы удаленного использования с другими информационными системами;
12) технологическое взаимодействие системы удаленного использования с другими государственными информационными системами для осуществления информационного обмена данными;
13) разработку правил и требований к интеграции системы удаленного использования с другими государственными информационными системами для осуществления информационного обмена данными.
14) техническую и методическую поддержку участников системы удаленного использования по вопросам технического использования и информационного наполнения системы удаленного использования;
15) подготовку рекомендаций по развитию системы удаленного использования с учетом предложений участников системы удаленного использования;
16) информационное наполнение системы удаленного использования.
8. Поставщики информации в систему удаленного использования обеспечивают:
1) информационное наполнение системы удаленного использования;
2) актуальность и достоверность информации, направляемой в систему удаленного использования;
3) работоспособность собственных программно-технических средств, используемых при работе с системой удаленного использования;
4) обработку статистической информации и контроль учета оказанных услуг удаленного использования архивных документов с применением системы удаленного использования и сверку количества оказанных таких услуг с данными управления государственной архивной службы Новосибирской области;
5) выполнение установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации требований о защите информации.
9. Поставщик информации в систему удаленного использования имеет право в любое время добавлять в систему удаленного использования и (или) удалять из системы удаленного использования любую информацию без уведомления пользователя системы удаленного использования.
10. Пользователи системы удаленного использования:
1) имеют право на получение доступа к информации, содержащейся в системе удаленного использования, в соответствии с настоящим Порядком;
2) несут ответственность за использование системы удаленного использования, а также информации, полученной посредством системы удаленного использования и содержащейся в такой системе, в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации.
IV. Правовой режим информации, содержащейся в системе удаленного использования, требования к хранению информации, содержащейся
в системе удаленного использования
11. Обладателем информации, содержащейся в системе удаленного использования, является Новосибирская область. Правомочия обладателя информации, содержащейся в системе удаленного использования, от имени Новосибирской области осуществляет управление государственной архивной службы Новосибирской области.
12. Информация, содержащаяся в системе удаленного использования, является общедоступной, за исключением информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Предоставление услуги удаленного использования архивных документов посредством системы удаленного использования прекращается в случае ограничения доступа к архивным документам в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Система удаленного использования не предназначена для работы с информацией ограниченного доступа. Обработка сведений, отнесенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, в системе удаленного использования не допускается.
13. Исключительные права и иные интеллектуальные права на созданные или приобретенные за счет средств областного бюджета Новосибирской области программы для электронных вычислительных машин и иные результаты интеллектуальной деятельности, связанные с созданием и эксплуатацией системы удаленного использования, а также технические средства, предназначенные для обработки информации, содержащейся в системе удаленного использования, в том числе программно-технические средства и средства защиты информации, принадлежат Новосибирской области.
V. Порядок предоставления услуги удаленного использования
архивных документов, регистрации участников системы удаленного использования, обеспечения доступа к системе удаленного использования, доступа к информации, содержащейся в системе удаленного использования, а также порядок информационного взаимодействия пользователей системы удаленного использования посредством подсистемы индивидуального обслуживания
14. Услуга удаленного использования архивных документов оказывается:
1) в части поиска архивной информации – посредством использования пользователем системы удаленного использования справочно-поисковых средств в электронном виде, при этом доступ к такой системе пользователям системы удаленного использования для поиска архивной информации с использованием справочно-поисковых средств в электронном виде предоставляется без их обязательной регистрации и аутентификации;
2) в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Новосибирской области, – посредством совершения пользователем системы удаленного использования действий по регистрации, идентификации и аутентификации в такой системе, оплаты такой услуги.
15. В случае отсутствия регистрации, идентификации и аутентификации в системе удаленного использования функции просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов, заказа и оплаты услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов, а также функции личного кабинета пользователя системы удаленного использования являются недоступными для пользователя системы удаленного использования.
16. Идентификация и аутентификация зарегистрированных пользователей системы удаленного использования осуществляются посредством логина и пароля пользователя, а также федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме», при этом идентификация и аутентификация пользователей системы удаленного использования, являющихся юридическими лицами, осуществляются посредством указанной федеральной государственной информационной системы с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
17. При предоставлении услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Новосибирской области, пользователю системы удаленного использования предоставляется возможность доступа к электронным копиям архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Новосибирской области, преобразованных в электронный вид государственными или муниципальными архивами Новосибирской области (электронных публикаций архивных документов, оцифрованных образов архивных документов, архивных фото-, фоно-, видео- и картографических документов, баз данных) средствами системы удаленного использования (без возможности загрузки и копирования в память устройства пользователя системы удаленного использования) в течение определенного периода времени без ограничения по количеству просмотров и (или) прослушиваний.
18. Для получения услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов пользователь системы удаленного использования приобретает и активирует абонемент. Доступ к электронным копиям архивных документов предоставляется на период действия абонемента. Информация о возможности приобретения абонемента, его стоимости, наличии уже оплаченных абонементов размещена в личном кабинете пользователя системы удаленного использования в разделе «Абонемент».
19. До момента оплаты услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов пользователю системы удаленного использования рекомендуется предварительно ознакомиться с перечнем электронных копий архивных документов, размещенных в системе удаленного использования. Оплата пользователем системы удаленного использования услуги удаленного использования архивных документов означает, что он ознакомлен с перечнем электронных копий архивных документов, размещенных в системе удаленного использования, и его полностью удовлетворяет содержание данного перечня.
20. Размер платы за предоставление услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов посредством системы удаленного использования, порядок и случаи взимания такой платы устанавливаются Правительством Новосибирской области в соответствии с частью 6 статьи 20 Закона Новосибирской области от 26.09.2005 N 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области».
21. Прием платежей в целях оплаты услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов в личном кабинете пользователя системы удаленного использования осуществляется операторами по переводу денежных средств, в том числе с участием банковских платежных агентов, согласно требованиям Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
_________